- Was ist der Zweck dieser Verarbeitung?
WIr verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Verwaltung unserer Kurse und Seminare. Gewinnung, Verwaltung und Betreuung von Dozenten, Teilnehmerinnen und Teilnehmern, Kontaktdokumentation, Pflegen von Kundenbeziehungen, Durchführung von Marketing-, Akquise und Kundenbindungsmaßnahmen, Kundenberatung, Dokumentenerstellung zur Kursdurchführung, Beschwerdemanagement.
- Wer ist für diese Verarbeitung verantwortlich?
Volkshochschule Hameln-Pyrmont
Adresse: Sedanstraße 11; 31785 Hameln
Telefon: 05151 9482-0
Internet: www.vhs-hameln-pyrmont.de
E-Mail: info@vhs-hameln-pyrmont.de
- Wer ist als betrieblicher Datenschutzbeauftragter benannt?
Martin Lorenz; datenschutzbeauftragter.vhs-hp@triades-datenschutz.de
Was ist die rechtliche Grundlage? Warum ist diese Verarbeitung zulässig? - Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gemäß Artikel 6 (1f) DS-GVO
- Einwilligung gemäß Artikel 6 (1a) DS-GVO
- Vertragserfüllung gemäß Artikel 6 (1b) DS-GVO
Erläuterung zu der Mehrzahl an Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 1b für Anbahnung, Abwicklung von Verträgen mit natürlichen Personen
- Art. 6 1f für Anbahnung, Abwicklung von Verträgen mit juristischen Personen, für CRM-Systeme soweit nicht unbedingt zur Vertragserfüllung erforderlich z.B. zulässige Marketingaktionen
- Art. 6 1a für Marketingaktionen mit Einwilligung wie Newsletter
- Konkret welche "berechtigten Interessen" verfolgt der Verantwortliche?
Recht auf Kundengewinnung und -Bindung;
Recht auf Gewinnerzielung, Arbeits- und Kosteneffizienz
- Gibt es gesetzliche oder vertragliche Notwendigkeiten? Was würde folgen, wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen würden?
Ohne die Daten kann der Dienstleistungsvertrag nicht erfüllt werden. Ohne die Daten kann der Honorarvertrag nicht erfüllt werden.
Wer sind die zugriffsberechtigten Empfänger (sowohl intern, als auch extern)? - Dozent*in
- Abteilungsleiter / Bereichsleiter
- Beschäftigte
- Buchhaltung
- Geschäftsführung
- Kundenbetreuer
- Personalabteilung
- Sachbearbeiter
- Qualitätsmanagement
- EDV-Dienstleister
Wann werden die Daten wieder gelöscht? - Steuerrelevante Daten werden nach Art. 147 Abs. 3 AO zehn Jahre, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist aufbewahrt
- Die Aufbewahrungsfristen bei Drittmittelgebern ist neben der gesetzlichen Frist i.d.R. individuell geregelt. So müssen z.B. Originalfahrkarten von BAMF Kursen, die aktuell stattfinden ca. 15-20 Jahre aufbewahrt werden. Handelsbriefe nach § 257 HGB sechs Jahre, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Alle anderen Daten drei Jahre nach § 195 BGB, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres in dem die Daten erhoben wurden
- Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Welche Kategorien von Daten werden verarbeitet? - Dozenten: Stammdaten, Honorardaten, Bankdaten, Zahlungsverkehrsdaten, Bewerbungsdaten, Vertragsdaten, Befähigungen, Daten zu Produkten und Leistungen, E-Mail (Datum, Empfänger, Text, Anhänge), Anwesenheit
- Teilnehmer*innen: Stammdaten, Bankdaten, Bestell- und Lieferdaten, E-Mail (Datum, Empfänger, Text, Anhänge), Zahlungsverkehrsdaten, Anwesenheit
Welche Personen sind betroffen? - Dozent*in
- Teilnehmer*in
- Beschäftigte
- Interessenten
- Das Recht auf "Auskunft"
Sie haben ein Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten. Genau dies wird mit dem hier vorliegenden Dokument weitgehend gewährleistet. Wenn Sie weitere Fragen bzw. Anliegen haben, so können Sie uns natürlich gerne kontaktieren.
- Das Recht auf "Berichtigung" unrichtiger Daten
Sie haben generell das Recht auf eine Berichtigung unrichtiger Daten. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt zu uns auf.
- Das Recht auf "Löschung Ihrer Daten"
Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer Daten, sofern (a) die Daten nicht mehr notwendig sind, (b) Sie ggf. Ihre Einwilligung widerrufen haben bzw. es keine andere Rechtsgrundlage (mehr) gibt, (c) Sie zu Recht widersprochen haben, (d) die Daten zu Unrecht verarbeitet wurden, (e) die Löschung gesetzlich geboten ist, (f) die Daten von Kindern stammen und gelöscht werden sollen. Bitte beachten Sie, dass gemäß Artikel 17 (3) DS-GVO möglicherweise nicht gelöscht werden kann/darf.
- Das Recht auf "Einschränkung der Verarbeitung"
Sie haben ein Recht auf eine "Sperrung" Ihrer Daten, sofern (a) Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, (b) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung verneinen, (c) die Daten von uns nicht mehr benötigt werden, aber Sie die Daten wegen eigener Rechtsansprüchen noch benötigen, (d) Sie Widerspruch gegen die Vearbeitung eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen überwiegen.
- Das Recht auf "Widerspruch gegen die Verarbeitung"
Sie haben das Recht der Verarbeitung zu widersprechen, sofern Gründe aus Ihrer BESONDEREN SITUATION dafür vorliegen. Unsererseits wird abgewogen, ob wir zwingende schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung haben.
- Das Recht auf "Widerruf von Einwilligungen"
Sie haben ein Recht auf Widerruf von Einwilligungen (sofern dies für die hier beschriebene Verarbeitung relevant ist). Der Widerruf gilt nur für die Zukunft.
- Das Recht auf "Datenübertragbarkeit"
Sie haben ein Recht auf Aushändigung Ihrer Daten ("Datenübertragbarkeit"), sofern (a) die Rechtsgrundlage auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht, und (b) Sie diese Daten eigenhändig zur Verfügung gestellt haben, und (c) die Daten automatisiert verarbeitet werden. Sofern diese Voraussetzungen gegeben sind, so können Sie auch verlangen, dass wir die Daten an einen Empfänger Ihrer Wahl weitergeben.
- Das Recht auf "Beschwerde"
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer beliebigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde lauten: LDI Niedersachsen, Prinzenstr. 5, 30159 Hannover Telefon: 0049 511 120 45 00, www.lfd.niedersachsen.de.
Gerne können Sie zuerst Kontakt zu uns aufnehmen, bevor Sie sich bei der Aufsichtsbehörde melden; unser(e) sehr kompetente(r) betriebliche(r) Datenschutzbeauftragte(r) kümmert sich viel schneller und genauso gründlich um Ihr Anliegen. Falls wir Ihnen nicht weiterhelfen können, so können Sie sich anschließend immer noch an die Aufsichtsbehörde wenden.
- Daten-Erhebung durch Dritte
Nein, es werden keine Daten durch Dritte erhoben. Somit werden also sämtliche Daten durch uns selbst erfragt/erhoben.
- Findet Profiling statt? Werden persönliche Aspekte analysiert oder vorhergesagt? Findet eine automatisierte Einzelfall-Entscheidung statt?
Nein, dies findet nicht statt.
- Gibt es Daten-Transfers an Empfänger in Drittländern (also außerhalb der EU)?
Nein, dies findet nicht statt.
- Gibt es mehrere Verantwortliche im Sinne einer "gemeinsamen Verantwortlichkeit"?
Nein, es gibt nur den EINEN oben genannten Verantwortlichen.
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